一位活动公司创始人的项目复盘总结
发布:济南会议活动策划公司来源:www.sdhuodong.cn发表时间:2020年03月08日
2000年,我创立了星瀚传播,亲自跑过业务,丢过单、受过挫,经历了17年前困难的非典时期,把公司从一人团队发展到今天的近百人,从未放弃。我一直牢记当初创立公司时的初衷:用专业与创意打造完美的用户体验,帮助客户举办活动,建立与目标受众的交心,实现公司价值最大化。
到了今年,公司跨入了第20个年头,这本该是如20岁青年一般火力全开的一年,却没想到遇到了突如其来的疫情,打乱了节奏。线下活动全线停滞的同时也叫停了活动公司发展的脚步,入不敷出大概是目前行业里大部分公司的现状。为此,我不得不采取临时性保护措施,从战略上、业务上、人员上,确保团队每个人能有一份长期的生活保障,也为公司能够更长寿。
也包括这一次项目的完成,这不仅是一次在疫情中为客户另辟蹊径的创新,也是我们在探寻新转机、致力于找到传统线下活动宣传方式失效的突破口,给予“靶向性”的活动模式过程中对团队的打磨。
在复盘这场“本部主会场+9大区分会场+500家经销商会场”的“千人线上年会”项目时,项目组每一个辛苦付出的身影、每一张口罩下的笑脸都历历在目,也让我坚信纵有万般困难,但“有才无不适,行矣莫徒劳”。
思变者终将逆流而上
——33天和一场千人线上年会
1月28日,农历新年初四,我们接到某汽车品牌客户的通知,因为疫情的原因,从2019年末就开始筹备的2020商务年会不得不考虑取消。这是公司多年的客户,项目组每一个人都深知2020年是客户至关重要的一年,客户的销售团队与研发团队为了新产品的上市和销售不分昼夜的做好了完全的准备,而及时将产品信息传递信息成为重中之重,年会能否顺利召开关乎疫情后的市场成败。
本着与长期服务伙伴共同进退、为客户解决棘手问题的理念,项目组与客户方第一时间讨论了应急方案。BD和Operation的两位老大Elena,Suki亲自带队组成紧急方案小组,连续通宵与公司内部采购协调复工供应商、与技术团队商讨可行技术方案、千方百计动员各方采买防疫物资的保障下,用3天时间便和客户确定了一份具有“预算合理,筹备周期短、场地选择灵活、人群投放精准、安全”等优势的线上年会策划方案、执行方案以及周密的防控计划。
困难往往两种截然相反的力量,一种是消耗我们,一种是成就我们,前者错失机遇,而后者便是赋予意义。你们迅速的反应和积极的应变,让我看到了逆流而上的力量,疫情带来的活动行业变化也将催生行业进行革新,在这次催变的洪流中,我相信我们的团队定会运用矛盾策略和逆向思维成为逆流而上的思变者。
一场“千人线上年会”
——互动、直播、现场、物料和防疫每一项都是挑战
疫情拦路,但我们的创意与服务不会停止。在和客户密切沟通后决定,我们将为客户办一场“本部主会场+9大区分会场+500家经销商会场”、零延时、音视频交互无故障的千人线上年会。
传统大型年会的成功举办,需要一个完整的传播与执行链条,多数企业都会选择线下聚集,让参会者在现场获得最大化的认同感和临场体验感,以达到传播效果最大化,同时也会要有相当规模的执行团队来支撑线下活动,但因疫情限制,传统线下方式无法实现,项目组果断决策,限定人数派出8个人的最小规模现场管理团队,同时配比场外同事远程配合支持,共同奉献了一场精彩程度及传播效果都不输线下的全国性线上年会。
其实一场发布会无论做线下还是线上,只是形式的不同,其目的都是为了达成品牌与目标受众之间的有效沟通与互动,建立目标人群对品牌和产品的认知和好感度,获取有品质的流量并形成后期的有效转化。如何让线上观看活动的参与者通过网络感受到品牌方希望传递的信息而且能产生感知认同,是对线上直播技术的最大挑战。
我们的技术担当张硕,关键时刻挑起重任,承担协同各方技术团队的职责。在短短的20天里,与技术供应商一起连续数日讨论推敲实施方案,反复测试,对系统承载能力进行峰值测试,最终选择依托阿里云平服务器的视频平台,一起通过“视频传转与导播系统”实现了1个主会场+9个大区分会场+500家经销商分会场的实现影音互联。主会场与9个分会场通过“专线网络+独立基站+专属服务器”进行音视频投屏互动,200家获奖单位双向视频直播,500家经销商同时在线观看,同时实现异地多方远程签约直播,并经现场屏幕反馈各分会场画面的形式,增强会议的参与感与形式感。双向通话延迟时间控制在1秒以内,画面分辨率达到真实720p以上,同时容纳200方实时通讯,确保了这场千人规模的线上年会能高质量进行。我知道在发布会进行前,你们几乎都没合眼,才最终保证了现场的无故障运营。
相比活动的成功,更让我感动的还是在这非常时期和公司战斗在一起的全体员工。我相信这将是你们终身难忘的一次发布会。为了尽量减少人员暴露的风险,这此只派了8位骨干奔赴一线现场,每个人都是技术活、体力活两把抓,对体力和精神力都是极大考验。当然也要感谢现场的供应商伙伴,搭建、AV以及直播导演和技术团队。尽管沟通的过程中,因各自专业不同发生分歧,各执己见再共同找出解决方案的戏码每日都在现场上演;为了防疫安全,时刻佩戴的口罩导致耳朵疼痛难忍,因为要大声讲话一天下来嗓子都是沙哑的,每晚回到休息地摘下口罩的瞬间才能顺畅的呼吸一口新鲜空气。
负责现场物料支持的李桐,在家人强烈反对的重压下毅然坚持与团队一起出征,着实不易。家里人出于担心一直在规劝她,而她不想错过如此大型且新颖的线上年会筹备机会,花费大量时间与精力安抚家人,准备了许多疫情防护措施才终于被“放行”。李桐的工作需要非常细心,因为每一份看似不起眼的物料都可能对线上会议的成功召开产生巨大影响,对于物料品质的把控更需要精益求精。在活动筹备中期,现场舞台尺寸出现变化,之前准备的所有物料都废了,在特殊时期当地又没有供应商复工,看着原本已基本成型的主舞台被打回原形,李桐急的上火。她层层沟通,寻求解决办法,最后配合公司采购经理陈猛一起连夜协调手中所有资源,终于紧急调来一个外地供应商,才让项目得以继续推进。
出于安全考虑,彩排时没有任何参会人员出席,现场文案负责人安然一个人包揽了开会前两天所有的彩排工作,从主持人串词、走位到领导致辞,跑前跑后,一遍遍地对词,一天下来双腿发抖,嗓子更是红肿疼痛,但我没有听到她的一句抱怨。
半个月的时间,你们每天从凌晨5点开始工作一直到第二天凌晨,有时候甚至连轴转,没有人喊累;你们凭借在行业中的多年积累,把握并运用各方资源,在重重困难下饱受项目制作与施工的严峻考验,沉着冷静的与时间、空间与人力的巨压抗争;你们这几个平日里瘦弱文静的女孩子蕴藏着如此巨大的能量,着实令我惊叹!
你们每一个辛苦付出的面孔都应被铭记,每一张口罩下的笑脸都是照亮星瀚的最美笑容。
没有一个冬天不可逾越
干事业就像爬山,爬山必有难,难中必有苦,苦后必有甜,各位逆势而上的执行者迎难而上,打赢这亮眼的一仗,最终帮助客户顺利举办了2020年第一场重要会议。
在年会结束后,客户的负责人告诉我,虽然在这样的特殊时期,但是我们给他们带来了一场参与感与仪式感都不比线下效果差的不一样的年会。这是对我们的专业能力与拼搏精神的高度认可。
作为活动人,在如此特殊的时期能参与到全国级别的年会中,既是幸运也是挑战,在大家的努力下能为客户提交一份如此满意的答卷,我感到无比骄傲,各位辛苦了!
回顾20年历程,我们把更多的精力用在了为客户提供优质创意和内容输出上,把更多的心思花在了协助客户整合行业上下游资源以提供完整的、高性价比的解决方案上。我们有有魄力十足的领头羊做出果断决策,还有一群面对困难一心向上不肯退缩的人,大家将自己的事业视为使命,即使大浪淘沙,有价值的team也必将在市场赢得一席之地。
我相信所有的努力都不会白费,我相信终有柳暗花明的一刻,我相信明媚的阳光和新鲜的空气仍然会属于每一个人。面对未来:智者不惑、仁者不忧、勇者不惧!公关活动行业的低迷只是暂时,客户需求只是被挤压后移了,疫情过后必定是我们继续施展才能的时候。
没有一个冬天不可逾越,
没有一个春天不会来临。
所有美好都会随春风款款而来,
期待万物复苏,春暖大地。
历经20年传统广告新媒体传播以及公关活动行业的历程,专注于品牌策划,传播策略,以及公关活动行业,致力于用专业与创意打造完美的用户体验,帮助客户建立与目标受众的交心,实现公司价值最大化。
此文写于2020年3月,疫情期间的思考,以及对团队成员在重重困难下完成又一次大型创新服务的骄傲与感谢。